Veinticinco respuestas sobre la factura electrónica y el documento soporte

Por: Mónica Patricia Alonso Arias

Facturación Electrónica

  1. ¿Cuál es la fecha límite para implementar la facturación electrónica?

Es la fecha determinada en la columna “Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta (DD/MM/AAAA)” del calendario de implementación contemplado en el artículo 20 de la Resolución Dian 42 de 5 de mayo de 2020 y el artículo 1 de la Resolución Dian 99 de 30 de octubre de 2020. De acuerdo con estos calendarios se clasifica en tres grupos a los sujetos obligados a expedir factura electrónica. En términos generales, la fecha máxima de implementación es el 1 de noviembre de 2020 -en plazos que según la actividad económica van del 15 de junio al 1 de noviembre de 2020-, con las excepciones para los sectores de Agricultura, Ganadería, Caza, Silvicultura y Pesca, cuya fecha límite se fijó en el 15 de diciembre de 2020.

  1. ¿Hasta cuándo llega la vigencia de la factura de talonario o de papel?

 Para los sujetos obligados comprendidos en los grupos 6,7 y 8 del numeral 1 del calendario de implementación y para los sujetos del grupo 3 del numeral 2 del calendario de implementación definido en el art. 20 de la resolución 42 de mayo de 2020, la fecha máxima es el 01 de noviembre de 2020.  Para los demás sujetos que utilizaban factura de talonario o de papel la fecha límite es la comprendida en el calendario de implementación del art. 20 de la resolución 42 de 2020 de acuerdo con el código CIIU correspondiente.

  1. ¿Qué pasa si un obligado a facturar electrónicamente emite la factura de papel que utilizaba con anterioridad a la obligación de facturar electrónicamente?

Se expone a las sanciones del art. 652 del E.T., es decir a la sanción del 1% de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 uvt (hoy $33.826.650).

Los requisitos son los contenidos en el art. 11 de la resolución Dian 42 de mayo de 2020, que adiciona al art. 617 del E.T.

Si hay reincidencia, entonces se aplicará la sanción del art. 657 del E.T. correspondiente a la clausura del establecimiento de comercio, oficina, consultorio y en general, del sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio.

Adicional a lo anterior, el artículo 79 de la resolución 42 de 2020 establece que habrá sanción de cierre del establecimiento de comercio, de conformidad con el artículo 1.6.1.4.11. del DUR 1625 de 2016, cuando:

  • los sujetos que estando en la obligación de facturar no facturen, y los sujetos que estando en la obligación de facturar no facturen y expidan documentos distintos a la factura de venta y/o documento equivalente, tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares,
  • los sujetos que estando obligados a facturar de conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la resolución 42 de 2020 (sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente), utilicen un sistema de facturación que no se encuentre vigente o autorizado para el citado sujeto.
  1. ¿Qué pasa si un adquirente de bienes y servicios recibe o acepta una factura de papel de un obligado a facturar electrónicamente?

Se expone a la sanción contenida en el art. 771-2 del E.T., es decir al desconocimiento de costos y deducciones en el impuesto de renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas.

  1. ¿Qué son los inconvenientes tecnológicos y cómo actuar cuando se presenten?

Se definen como inconvenientes tecnológicos el conjunto de circunstancias que impide el cumplimiento oportuno de las obligaciones formales atinentes al proceso de emisión de la factura electrónica. Estos inconvenientes pueden ocurrir por hechos atribuibles al emisor de la factura, al receptor de la misma o a la Dian.

5.1 Inconvenientes atribuibles al emisor de la factura electrónica y el uso de la factura de papel

Se refiere a la factura de papel que debe generar el facturador electrónico cuando el inconveniente tecnológico se presenta por parte del mismo facturador.  En este caso el facturador electrónico deberá:

  1. a) Por el tiempo en que dure el inconveniente expedir factura de venta de talonario o de papel, la cual se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos.

La factura de talonario o de papel de que trata el inciso anterior será válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquirente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de que trata el artículo 12 de esta resolución; así como la revisión que deba realizar el adquirente para efectos de que se cumplan con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

  1. b) Transcribir la información mediante «documento electrónico de transmisión» que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel, con la identificación del tipo de factura, que fue expedida en el periodo del inconveniente y la información correspondiente al código único de documento electrónico -CUDE, y transmitirlas a la Dian, dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, de conformidad con las condiciones, los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se incorporan en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

5.2 ¿Qué debe hacer el facturador electrónico que ha emitido factura de papel, una vez se supera el inconveniente tecnológico?

El facturador electrónico debe transcribir la información mediante «documento electrónico de transmisión» que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel, con la identificación del tipo de factura, que fue expedida en el periodo del inconveniente y la información correspondiente al código único de documento electrónico -CUDE-, y transmitirlas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, de conformidad con las condiciones, los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se incorporan en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta

5.3 ¿Qué ocurre cuando el inconveniente es por parte de la Dian?

Cuando el inconveniente de tipo tecnológico se da por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN para la recepción y validación de la factura electrónica de venta, porque no haya disponibilidad del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta lo cual  impida la transmisión y validación de la factura electrónica de venta, el sistema generará un aviso electrónico, informando el inconveniente de acuerdo con lo indicado en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta» y deberá continuar facturando electrónicamente, expidiendo la misma sin el documento electrónica de validación.

Restablecido el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, se deberá continuar con el procedimiento de transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.

Superado el inconveniente técnico o tecnológico el facturador electrónico, deberá remitir las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta expedidas durante el término del inconveniente técnico o tecnológico, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se restablezca el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de que trata el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

5.4 ¿Y, si el inconveniente tecnológico se presenta en el receptor (adquirente)?

En este evento, el adquirente facturador electrónico deberá informar este hecho al emisor facturador electrónico, quien deberá proceder a enviarla a la dirección electrónica suministrada por el receptor en su proceso de habilitación como facturador electrónico.

  1. ¿La factura de papel o de contingencia se debe emitir a través de medios litográficos o tipográficos?

La factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción.

De acuerdo con el inciso 2 del artículo 617 del Estatuto Tributario, al momento de la expedición de la factura los requisitos de los numerales 1, 2, 4, 12 del artículo 12 de la resolución 042 de 2020, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar, pero si es emitida a través de sistemas informáticos que permitan la interacción, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que tratan estos artículos y en lugar de la información del numeral 12 es decir de los datos del impresor de la factura, deberá suministrarse la información del numeral 13 acerca del fabricante del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

  1. ¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir la factura de talonario o de papel?

La factura de talonario o de papel deberá cumplir con los requisitos de que trata el artículo 12 de la resolución 042 de 2020, la cual recoge la modificación realizada al artículo 617 del E.T. realizada por el Decreto 358 de marzo de 2020:

  1. De conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura de venta de talonario o de papel.
  2. De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. Identificación del adquirente:

a. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT- del adquirente de los bienes y/o servicios.

b. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria -NIT.

c. Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirentes de bienes y/o servicios, cuando los mismos no suministren la información de los literales a) o b) del presente artículo.

Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral.

  1. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
  2. De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
  3. De conformidad con lo establecido en el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos de que trata el artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 11 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
  4. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems, que conforman la factura de talonario o de papel.
  5. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
  6. El Medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio, que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
  7. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA-, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE, cuando corresponda.
  8. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA-, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
  9. De conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo 617 del Estatuto Tributario contener el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria -NIT del impresor de la factura, para el caso en que la factura de venta de talonario o de papel se genere de forma manual o autógrafa.
  10. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software y el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere, para los casos en que la factura se genere y expida a través de un sistema informático electrónico.
  11. El Código de respuesta rápida -Código QR-, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos.

 

  1. ¿La factura electrónica de venta se considera un título valor?

De acuerdo con lo señalado en el artículo 1 del Decreto 1154 de agosto de 2020, atendiendo lo indicado en los artículos 772, 773 y 774 del Código de Comercio, la factura electrónica de venta como título valor, una vez recibida, se entiende irrevocablemente aceptada por el adquirente, deudor o aceptante de la siguiente manera:

  1. Aceptación expresa: Cuando por medios electrónicos se acepte de manera expresa el con tenido de ésta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
  2. Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio. En caso de aceptación tácita se recomienda al emisor de la factura dejar constancia electrónica del envío y aceptación de la factura dentro del lapso estipulado.

 

  1. ¿Qué es el RADIAN? 

Es el registro de factura electrónica de venta considerada título valor, definido por la Dian, en el cual se deberán incluir las facturas que tengan vocación de circulación es decir que vayan a ser endosadas por el tenedor legítimo y a todos los sujetos relacionados con las mismas.

  1. ¿Quiénes pueden hacer uso del RADIAN?

Además de los sujetos determinados por la Dian, serán sujetos autorizados para participar e interactuar con el RADIAN, en el rol de consulta y registro, los proveedores tecnológicos, los sistemas de negociación electrónica y las autoridades administrativas con funciones jurisdiccionales.

  1. ¿Por cuánto tiempo debe conservarse la factura electrónica?

Conservación: Los documentos que se expidan en cumplimento de la obligación de facturar de que trata la resolución 42 de 2020, deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016, equivalente al mismo término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999, concernientes a la conservación de mensajes de datos.

  1. ¿En qué idioma y moneda debe expedirse la factura electrónica de venta?

Se debe utilizar el idioma español y la moneda el peso colombiano en la generación de los sistemas de facturación, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.

  1. ¿Cómo deben soportarse las operaciones de comercio exterior?

De acuerdo con el artículo 76 de la resolución 42 de 2020 y el artículo 1.6.1.4.17. del DUR 1625 de 2016, los facturadores electrónicos, deberán soportar con factura electrónica de venta como documento soporte, la declaración exportación, para la venta de bienes y/o prestación de servicios desde cualquier zona geográfica del territorio aduanero nacional hacia mercados externos o hacia zonas francas.

La entrega de la factura electrónica de venta al receptor o adquirente del exterior podrá realizarse, en el formato electrónico de generación o en representación gráfica en los términos, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

Documento Soporte

  1. ¿Cuándo debe elaborarse el documento soporte?

Cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, se deberá elaborar el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables.

  1. ¿Quién debe elaborarlo? 

El adquirente de los bienes o servicios cuando realiza transacciones con sujetos no obligados a facturar, para efectos de tener el soporte de costos, deducciones e impuestos descontables que documente sus declaraciones tributarias.

  1. ¿El documento soporte se debe emitir por cualquier cuantía de compra a no obligados a facturar?

Si, el requisito está dado para operaciones realizadas con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, sin atender algún valor mínimo para su realización.

  1. ¿De cuántos campos debe ser el prefijo tanto de la factura electrónica como del documento soporte?

Según el numeral 2 del artículo 39 de la resolución 42 de mayo de 2020, el prefijo debe estar compuesto por cuatro (4) letras, números o su combinación.

Según recomendación de la Dian la extensión máxima debe ser de 4 campos y el último no debe ser numérico, esto último informado a través su call center.

  1. ¿Es obligatorio establecer un prefijo?

Según el art. 39 de la resolución 42: Tratándose de prefijos los mismos deberán ser utilizados por los sujetos obligados como mínimo cuando se tenga más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

En la práctica aun cuando no se tenga más de un (1) establecimiento de comercio, sede, oficina, local, igualmente se exige el prefijo con el fin de evitar el cruce entre los diferentes documentos que se habilitan a través del servicio informático electrónico.

  1. ¿Cuál es la fecha límite para iniciar la implementación del documento soporte?

 Lo fue el 15 de agosto de 2020.

  1. ¿Qué requisitos debe cumplir el documento soporte? 

Debe ser generado de forma física por parte del adquirente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes y cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquirente de los bienes y/o servicios.
  5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquirente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
  6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
  7. Detallar el valor total de la operación.

 

  1. ¿Los tiquetes de máquina registradora POS son válidos como soportes de deducción de costos y gastos y de impuestos descontables?

Únicamente hasta el 1 de noviembre de 2020 serán válidos.  A partir de esta fecha no otorgarán derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquirente.

No obstante, los adquirentes podrán solicitar al obligado a facturar, la factura electrónica de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

(Art. 85 resolución 42 de 2020)

  1. ¿Cuál es el porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica de venta para el año 2020? 

A partir del 01 de enero de 2020 del porcentaje máximo permitido de soportes que no correspondan a facturación electrónica es el de la siguiente tabla:

Año Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica
2020 30%
2021 20%
2022 10%

No obstante, según lo establecido en el artículo 1.6.4.27. del DUR 1625 de 2016 respecto del porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica de venta correspondiente al treinta por ciento (30%) para el año 2020, en atención a los calendarios de implementación de la factura electrónica de venta dicho porcentaje aplicará en el periodo comprendido entre el 2 de noviembre y el 31 de diciembre del año 2020.

23. ¿Cuáles documentos equivalentes se tendrán en cuenta para la determinación del porcentaje máximo de soportes que no correspondan a factura electrónica?

Se tendrán en cuenta:

  1. Los documentos equivalentes vigentes, salvo el generado por máquinas registradoras con sistema POS, de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.26., del DUR 1625 de 2016 y el artículo 13 de la resolución 42 de 2020, es decir contener todos los requisitos del art. 617 del E.T. modificado por el Decreto 358 de 2020.
  2. Los documentos que constituyen soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, de que trata el artículo 1.6.1.4.12., del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 55 de resolución 42 de 2020.
  3. Las facturas de venta de talonario o de papel, en los casos en que se deba utilizar este sistema.
  4. Las importaciones y demás soportes regulados en las disposiciones vigentes, respecto de la adquisición de bienes y servicios que se realicen fuera del territorio aduanero nacional y de zona franca.
  5. Los demás documentos soporte de costos, deducciones e impuestos descontables en la adquisición de bienes y servicios, de los cuales no se exija la factura de venta y/o el documento equivalente.

No obstante, los documentos enunciados en los numerales 1 al 5 serán soporte de costos y gastos en el impuesto sobre la renta y complementarios y descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, los implemente en el sistema de facturación electrónica. (parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y artículo 90 Res. 42 de 2020).

 

 

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